Die ordnungsgemäße Buchführung ist ein wesentlicher Bestandteil eines funktionierenden Unternehmens. In Deutschland regeln die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), wie Unternehmen ihre steuerrelevanten Daten verwalten müssen. Dieser Artikel erklärt, was GoBD bedeutet, welche Anforderungen Unternehmen erfüllen müssen und was eine GoBD-konforme Kasse ausmacht.
Was sind die GoBD?
Die GoBD wurden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegeben und geben Unternehmen klare Leitlinien, wie elektronische Daten verarbeitet, gespeichert und geprüft werden sollten. Diese Regeln gelten seit dem 1. Januar 2015 und werden gegebenen Falls aktualisiert. Ziel ist es, Transparenz und Nachvollziehbarkeit in der Buchführung sicherzustellen, damit Betriebsprüfer die Steuerunterlagen reibungslos überprüfen können.
Die wichtigsten Prinzipien der GoBD lassen sich in folgende Punkte zusammenfassen:
- Ordnungsmäßigkeit: Alle Daten müssen lückenlos und unverändert dokumentiert werden.
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Steuerprüfer müssen die Daten ohne zusätzliche Erläuterungen verstehen können.
- Unveränderbarkeit: Nachträgliche Änderungen an Aufzeichnungen sind nur dokumentiert und unter bestimmten Bedingungen erlaubt.
- Aufbewahrungspflicht: Unternehmen müssen steuerlich relevante Unterlagen für 10 Jahre sicher und zugänglich aufbewahren.
- Zugriffsmöglichkeit: Finanzbehörden müssen bei Prüfungen Zugriff auf die gespeicherten Daten erhalten.
Worauf müssen Unternehmen achten?
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, die GoBD-Regeln vollständig umzusetzen. Um dies sicherzustellen, sollten folgende Aspekte besonders beachtet werden:
1. Dokumentation der Buchführungsprozesse
Alle Prozesse der Buchführung müssen detailliert beschrieben werden. Dies umfasst die Abläufe zur Erstellung, Verarbeitung und Aufbewahrung von Daten. Beispielsweise muss klar sein, wie Kassenumsätze erfasst und archiviert werden.
2. Digitale Belegerfassung
Papierbelege dürfen digitalisiert werden, jedoch muss der Prozess revisionssicher gestaltet sein. Eine manipulationssichere Speicherung der digitalisierten Belege ist essenziell.
3. Protokollierung von Änderungen
Jegliche Änderungen an Buchhaltungsdaten müssen nachvollziehbar und dokumentiert sein. Das bedeutet, dass jede Änderung mit einem Zeitstempel versehen und in einer Protokolldatei gespeichert wird.
4. Revisionssichere Aufbewahrung
Alle Daten müssen revisionssicher gespeichert werden. Dies bedeutet, dass sie unveränderbar, vollständig und geordnet abgelegt sind. Die Verwendung manipulationssicherer Systeme ist hier entscheidend.
5. Datensicherheit
Der Schutz der Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff und technischen Defekten ist eine weitere Anforderung. Unternehmen sollten regelmäßige Backups und Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselungen durchführen.
6. Elektronischer Datenzugriff
Das Finanzamt hat das Recht auf Zugriff zu elektronischen Daten im Rahmen einer Betriebsprüfung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass diese Daten in einem lesbaren Format bereitgestellt werden können.
Was macht eine GoBD-konforme Kasse aus?
Im Zuge der Digitalisierung und der zunehmenden Nutzung elektronischer Kassensysteme haben die GoBD eine besondere Bedeutung für die Kassenführung. Seit 2017 gelten zudem strengere Vorschriften durch die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die viele GoBD-Anforderungen vertiefen.
Eine GoBD-konforme Kasse muss die folgenden Anforderungen erfüllen:
1. Unveränderbarkeit der Daten
Alle Buchungen und Transaktionen müssen unveränderbar in der Kasse gespeichert werden. Nachträgliche Änderungen sind nicht zulässig, außer sie werden dokumentiert (z. B. durch eine Stornofunktion).
2. Lückenlose Aufzeichnungspflicht
Alle Geschäftsvorfälle, wie Verkäufe oder Stornierungen, müssen vollständig und chronologisch erfasst werden. Eine Manipulation von Umsätzen oder Datenlücken sind nicht erlaubt.
3. Sicherheitszertifikate
Seit dem 1. Januar 2020 ist eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für elektronische Kassensysteme verpflichtend. Die TSE schützt die Kassendaten vor Manipulationen und sichert diese durch kryptografische Verfahren ab.
4. Exportfähigkeit
Eine GoBD-konforme Kasse muss Daten in einem maschinenlesbaren Format (z. B. DATEV-Format) exportieren können, um sie den Finanzbehörden bei einer Betriebsprüfung bereitzustellen.
5. Belegausgabepflicht
Seit 2020 besteht in Deutschland die Pflicht, jedem Kunden bei einer Transaktion einen Beleg auszustellen. Der Beleg muss alle relevanten Informationen wie Datum, Umsatz und MwSt. ausweisen.
6. Revisionssichere Speicherung
Die Kassendaten müssen mindestens 10 Jahre revisionssicher gespeichert werden. Viele moderne Kassensysteme bieten cloudbasierte Speicherlösungen an, die die Daten automatisch sichern und schützen.
7. Protokollierung und Fehlerbehandlung
Fehler oder Unterbrechungen im Kassenbetrieb müssen protokolliert werden. Beispielsweise sollte ein Stromausfall oder ein Systemabsturz in der Kasse dokumentiert werden können.
Vorteile einer GoBD-konformen Kasse
Die Nutzung einer GoBD-konformen Kasse bietet Unternehmen nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch eine Reihe praktischer Vorteile:
- Minimierung des Prüfungsrisikos: Eine ordnungsgemäße Kasse reduziert das Risiko von Beanstandungen durch das Finanzamt.
- Zeitersparnis: Automatisierte Funktionen wie die Speicherung und Protokollierung erleichtern die Buchhaltung.
- Datenanalyse: Moderne Kassensysteme bieten oft integrierte Analysefunktionen, die Unternehmen Einblicke in ihre Verkaufszahlen geben.
- Rechtskonformität: Mit einer GoBD-konformen Kasse erfüllen Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben und vermeiden potenzielle Bußgelder.
Fazit
Die GoBD legen den rechtlichen Rahmen für die Buchführung und die Speicherung steuerlich relevanter Daten fest. Für Unternehmen ist es unerlässlich, diese Vorschriften zu verstehen und umzusetzen, um rechtliche Risiken zu minimieren. Eine GoBD-konforme Kasse spielt hierbei eine zentrale Rolle, da sie alle Anforderungen erfüllt, die an die elektronische Erfassung und Aufbewahrung von Daten gestellt werden.
Die Investition in ein modernes, GoBD-konformes Kassensystem lohnt sich nicht nur aus rechtlichen Gründen, sondern auch, um Effizienz und Sicherheit im Unternehmen zu steigern. Unternehmer sollten sich rechtzeitig mit den Anforderungen vertraut machen und sicherstellen, dass ihre Systeme alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen. So bleibt die Betriebsprüfung stressfrei und der Fokus kann auf das Wesentliche gerichtet werden: den Erfolg des Unternehmens.